无论对企业还是员工而言，传递或接收离职通知都是一项极具挑战性的任务。对于肩负传递这一沉重消息重任的HR来说，事先做好充分的准备是确保整个流程顺利进行的关键所在。若准备不足，可能会引发难以预料的负面后果。
我们罗列了一份重要的谈离前准备清单，涵盖7个不可或缺的关键步骤：
1
准备谈离讲稿
诚然，与被影响员工开展谈离实属不易。在高压的环境下，您有可能遗漏一些重要的沟通信息。因此，提前准备好讲稿，有助于您能清晰地传达所有必要细节，并向被影响员工展现您的专业性。
通常来说，一份完整的讲稿包含以下内容：
请记住，在谈离沟通中，真诚、人道主义精神和透明化至关重要。
2
提供支持资源
提供支持资源能显著提高被影响员工的接受度和适应能力。您可考虑准备以下资源：
01
再就业服务：为被影响员工提供职业咨询、技能提升培训和就业机会匹配，加速他们找到下一份工作
02
有关失业救济金的相关信息：例如如何申请失业救济金等
03
社会保障或者退休政策的具体对接
提供上述资源展现了组织对员工未来职业成功的深切关怀，这种支持在他们离开公司后仍在继续，体现了组织对员工长远发展的承诺。
3
适当的时间安排
选择一个适当的面谈时间非常重要。各个企业可以依据自己的通知节奏安排每场沟通，避免安排在重大的政府事件时点、周末或节假日前夕。这样的安排一方面能提高整体效率，确保所有相关人员都能及时参与；另一方面，有利于被影响员工及时获得必要的支持，减少了他们因等待而产生的焦虑和不确定性，继而减少潜在的法律风险。
4
留意重要日期
没有人愿意在特别的日子里接到坏消息，被影响员工也不例外。
在安排面谈之前，请务必提前核实员工的个人信息，尽量避免在他们的生日或工作周年纪念日等重要时刻进行面谈，从而对员工身心增添不必要的心理负担。
5
审查项目小组人员配置
除了优化裁员流程，确保有足够的人力资源来支持员工平稳过渡也很重要。在这期间，员工对工资、福利和资产归还等问题的咨询需求往往会增加。因此，您要做的是确保相关内部支持员工已经准备就绪，及时通知员工他们可以联系哪些人员解决具体问题。离职前，大多数员工可能有未整理的报销、未及时享受的医疗待遇、其他企业延伸福利例如年金等，在这一敏感时期，员工的情绪可能始终紧绷。若他们的问题未能得到迅速呼应，即使是小问题也可能引发恐慌。
6
配置额外的支持团队
接到离职通知可能会让员工情绪激动，对离职程序感到困惑，亦或是对未来的职业道路感到迷茫。组建一个随时待命的额外支持团队有助于缓解员工的上述情况，团队成员包括：
一名情感支持顾问
一名经验丰富的再就业顾问
一名负责解答裁员程序问题的HR代表
7
编制资产归还清单
为了确保顺利过渡，请编制一份详尽的公司资产归还清单，涵盖笔记本电脑、工作手机、门禁卡以及其他员工所使用的公司资产。提前提供这份清单不仅能帮助员工做好充分准备，还能有效预防离职日可能出现的潜在混乱或冲突。
文章内容来源：LHH 7 Essential Steps for HR Professionals Preparing to Notify Employees of Layoffs
总结
与员工谈离前是否做好充分准备，将直接影响员工对离职消息的接受和应对。在这过程中，如果人力资源部门和直线经理能够展现出同理心，并为其提供必要的支持，不仅能最大程度地维护企业声誉，还能帮助被影响员工有尊严且自信地迈入职场的下一阶段。
谈离的流程固然重要，但是面对中国的复杂劳动法律环境，建议各家企业的HR小伙伴们在做谈离时，能更多地站在尊重您的候选人、更加合理妥善并且积极协助的基调上，给离职员工更多的人性化关怀和切实的帮助。
